Праздник заказывали? Теория корпоративного торжества

Теория корпоративного праздника

Праздник – это радостное, весёлое и чудесное событие. Корпоративный праздник – нечто другое, более сложное с комплексным подходом. Причины для того, чтобы устроить такой праздник могут быть самые разные:

• 1.    Традиция корпоративов (все проводят).
• 2.    Отметить успехи в достижениях компании.
• 3.    Поощрение работников (вместо премии).
• 4.    Забота руководства об эмоциональном состоянии коллектива.
• 5.    Способ сближения коллег между собой, чтобы коллектив и работал более сплочённо.
• 6.    Возможность выявить творческие способности сотрудников.
• 7.    При изменениях в политике компании, направлении действий, знакомство с новым руководителем.
• 8.    Показатель стабильности компании и её успешного продвижения в работе.

Чтобы корпоративные праздники приносили радость, их планирование и включение расходов в бюджет стоит оговаривать в годовом плане. Но это предварительное согласование не может быть точным, поскольку цены и условия могут меняться. Например, новогодние праздники начинают детально планировать только в октябре.

Значит, лучше всего начинать подготавливать праздник за три месяца, но не позднее, чем за месяц-полтора до него, при этом о новогодних торжествах лучше подумать за пару месяцев до их наступления. Если вы хотите получить отличное обслуживание по полной программе, позаботьтесь об этом заблаговременно, чтобы лучших сценаристов и исполнителей не расхватали, тогда праздник состоится на ваших условиях и по заранее заложенному бюджету. Если же вы вдруг совершенно случайно вспомните, например, о новогодних праздниках в конце ноября, то, скорее всего, придется довольствоваться тем, что предложат, без больших возможностей в выборе.

Запланируйте расходы на следующее:

• 1.    Аренда помещения или другой площади, аренда аудио- видеоаппаратуры, как правило, входит в эту сумму, но оговаривается отдельно.
• 2.    Украшение помещения.
• 3.    Изготовление приглашений и их доставка (если планируется участие не только членов коллектива, но и партнеров или клиентов).
• 4.    Банкет или фуршет, уделите при этом особое внимание алкоголю, если он предоставляется заведением. Возможно, вам разрешать купить свой алкоголь, позволив сэкономить.
• 5.    Оплата ведущему и приглашённым артистам, если планируется шоу-программа.
• 6.    Подарки и сувениры.
• 7.    Фото- и видеосъёмка.
• 8.    Расходы на транспорт, если корпоратив пройдет где-то за городом.
• 9.    Оплата устроителям за организацию праздника, за разработку сценария – если он предусмотрен.

Большая часть расходуемых средств (примерно половина) уйдёт на организацию банкета, еду и напитки. Ещё примерно четверть – на аренду, украшение, транспорт и технику. Остальное достанется обслуживающим мероприятие и пойдёт на покупку подарков и призов.

Затраты на каждого отдельного человека зависят от масштаба и торжественности праздника, а также уровня проведения корпоратива. Чем выше желаемый уровень, тем выше, соответственно и затраты. Но при желании на чём-то можно сэкономить.

Подготовка к празднику включает в себя:

• 1.    Выработка цели проведения корпоратива, его задач.
• 2.    Условия праздника (бюджет мероприятия, дата и время, место проведения, количество и состав приглашённых, разработка сценария).
• 3.    Назначение ответственного за организацию мероприятия (можно предоставить ему свободу принятия решений).

Вначале ответственный должен определиться с вопросами, которые он сможет решить самостоятельно в своей компании, чтобы сэкономить на определённых расходах извне (транспорт, место проведения, охрана), а какие пункты можно осуществить только при помощи специалистов (сценарий, артисты, спецэффекты, организация шоу-программы).

Теперь следует обратиться к фирме, которая и займётся организацией праздника. Рынок развлекательных мероприятий и организации досуга достаточно велик в любом городе, будь то Москва, Краснодар, или любой другой с населением более ста тысяч человек. Event-агентства предоставляют большой выбор, в зависимости от ваших потребностей и материальных возможностей. Есть фирмы, предлагающие организацию праздника «под ключ», некоторые могут выполнить часть организационных действий, кто-то предлагает лишь посреднические услуги, также существуют узконаправленные компании, специализирующиеся на определённых праздниках (например, свадьбы, детские праздники).

Компании, продающие праздник «под ключ», предложат весь спектр услуг, начиная разработкой сценария и заканчивая развозкой гостей по домам с помощью партнерской таксомоторной компании. Это очень удобно, можно не задумываться самим, а всё доверить профессионалам. Причём здесь никто не заставит купить обязательно все услуги сразу, можно выбрать только то, что необходимо, или те пункты, для самостоятельной организации которых не хватает знаний и опыта.

Такие компании обычно имеют всё необходимое для организации любого мероприятия: свои сценаристы, режиссёры, стандартные программы, необходимый реквизит, музыкальная и другая аппаратура. Если компания на рынке давно, у неё наработаны связи с представителями ресторанов, различных площадок для праздников, договоры с артистами. По вашему требованию они могут предоставить портфолио артистов и фотографов, рекомендации и видеоматериалы.

Стоимость услуг таких фирм оценивается примерно в 10-15% от всей суммы, потраченной на мероприятие, также возможна определённая фиксированная оплата в случае, если бюджет очень велик и превышает отметку в миллион рублей.

Посредниками могут быть рекламные агентства, тренинговые компании и турфирмы. Для проведения праздников они непригодны, но могут помочь прорекламировать вашу компанию. В этом случае приглашение их в качестве организатора праздника оправдано, хотя это может увеличить время организации и затраты на праздник.

Продюсерские центры, которые по ошибке можно принять за организаторов праздников, лишь создают творческие проекты и шоу-постановки. Арт-менеджеры создают сезонные и вечерние программы в клубах и ресторанах для посетителей, которые не заинтересованы в общении друг с другом. Арт-менеджеры могут помочь организовать праздник по своему сценарию и плану в конкретном ресторане или клубе, где они чаще всего работают, если подходит программа и задействованные артисты.

Ведущие или артисты для экономии ваших средств могут предложить взять заботы о празднике на себя, но не торопитесь, подумайте хорошо: во-первых, доверяете ли вы этим людям, во-вторых, не отойдёт ли организация вашего праздника на задний план (в сравнении с их профессиональной деятельностью) и будет выполнена некачественно и в-третьих, в случае непредвиденных обстоятельств, есть ли замена. А также смогут ли они обозревать весь праздник (всю его организационную горизонталь), а не смотреть только со своей, актёрской точки зрения, ведь организация праздника – это не только банкет под шоу-программу, но и зал, и транспорт, и, возможно, закупка продуктов питания.

Продумайте изначально саму идею праздника, от этого будет зависеть и вся последующая ваша деятельность - программа и алгоритм развития событий. Из хорошо продуманной идеи возникнет и место проведения мероприятия, и стиль декораций, и подходящий образ ведущего, и актёрский состав, и предлагаемые гостям напитки и продукты (например, если это исторический праздник или посвящённый какой-либо стране).

Подготовьте техническое задание для специалистов-организаторов или бриф (условия и задачи мероприятия). Учитывайте, что на создание сценария и его утверждение потребуется время, около двух недель, но можно воспользоваться и готовым  стандартным сценарием, которые обычно есть в портфолио у компании, берущей на себя проведения мероприятия.

Обязательно включите в договор исполнения услуг условие возврата денег при отказе любой стороны при каких-то изменениях (погода, изменение даты, отсутствие актёров или помещения), чтобы вернуть хотя бы часть денег в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

За три недели до мероприятия основные пункты должны быть продуманы и расписаны, можно рассылать приглашения с указанной датой и местом проведения, дорабатывая детали. При правильной расстановке приоритетов хорошо организованный праздник порадует сотрудников и останется в приятных воспоминаниях о прекрасно проведённом дне.

 

День праздника, Краснодар, 2010 ©
Текст: Михаил Шумов

Разделы праздничного каталога по данной тематике:
event-агентства Краснодара >>>